Mode d’emploi de Constatséjour
Ce guide explique, étape par étape, comment utiliser constatséjour — que vous soyez propriétaire ou conciergerie. Le voyageur, lui, n’a rien à apprendre : il ouvre un lien et se laisse guider.
Au sommaire :
- Se connecter
- Côté propriétaire : logement, référence, lien voyageur, constats, conciergerie, tâches, calendrier, journal, photothèque, réglages
- Côté conciergerie : rejoindre un logement, état des lieux, tâches, journal, fiche annuaire, page vitrine
- Et le voyageur ?
- Besoin d’aide ?
Se connecter
À la première ouverture de l’application, deux choix vous sont proposés :
- Je suis propriétaire
- Je suis une conciergerie ou un gestionnaire
Ce choix ne vous enferme pas : vous pourrez toujours associer votre compte à d’autres logements par la suite, quel que soit votre point de départ.
La connexion se fait sans mot de passe : indiquez votre email, vous recevez un lien de connexion, vous cliquez dessus. C’est tout. Ce lien est valable 15 minutes.
Côté propriétaire
1. Créer votre premier logement
Depuis l’accueil, appuyez sur Créer mon premier logement (ou + Nouveau logement si vous en avez déjà). Renseignez :
- le nom du logement,
- son adresse,
- le type (Airbnb, Gîtes, Maison, Chambres d’hôtes, Camping, Autres),
- les pièces à documenter (salon, cuisine, salle de bain…),
- éventuellement des consignes de sortie pour le voyageur (« laissez les clés dans la boîte », « sortez les poubelles »…) — elles s’afficheront à la toute fin de son constat.
2. Faire l’état de référence (une seule fois)
C’est l’étape la plus importante : elle sert de base de comparaison pour tous les constats à venir. Depuis la fiche du logement, ouvrez État de référence.
Pour chaque pièce, prenez une photo principale. Vous pouvez aussi :
- lister des photos requises (une par ligne — par exemple « Vue d’ensemble », « Plaque de cuisson », « Compteur ») : le voyageur devra alors fournir chacune de ces photos précises à son départ, ce qui rend la comparaison beaucoup plus fine qu’un simple « avant / après » ;
- prendre une photo de référence pour chaque prise de vue de cette liste, afin que la comparaison se fasse prise de vue par prise de vue ;
- ajouter des photos de référence additionnelles (bouton + Ajouter une photo de référence) : chacune devient une prise de vue demandée au voyageur à son départ (« Vue complémentaire 1 », « Vue complémentaire 2 »…), pour comparer chaque angle avec son équivalent.
Une photo additionnelle ne sert plus ? Touchez la croix × sur sa vignette et confirmez : elle est retirée de l’application, puis du serveur à la synchronisation suivante, et n’est plus demandée au voyageur.
Les photos de l’état de référence sont conservées tant que le logement existe dans votre compte. Vous pouvez refaire une photo à tout moment avec Reprendre.
3. Générer le lien pour le voyageur
Dans Gestion → Lien & QR code, votre lien apparaît directement — il est permanent : le même lien (et le même QR code) sert à tous vos voyageurs, chaque utilisation créant un nouveau constat dans votre historique.
Vous y trouvez :
- un message pré-rempli et chaleureux, avec le nom du logement déjà inséré ;
- Partager au voyageur : envoie le message complet en un geste (WhatsApp, SMS, email…) ;
- Copier le message : pour le coller vous-même ;
- Modifier le texte et Copier seulement le lien, si besoin ;
- un QR code, avec un bouton Imprimer l’affiche — idéal à coller dans le logement (sur le frigo, près de la porte) pour que chaque voyageur scanne au moment de partir, sans que vous ayez à y penser.
Si le lien venait à fuiter, Régénérer le lien en crée un nouveau et invalide l’ancien QR.
4. Faire un constat vous-même
Depuis la Vue d’ensemble du logement, Nouveau constat de sortie. Pièce par pièce : une photo (ou plusieurs, si vous avez défini des photos requises), puis C’est nickel ou Signaler un dégât (avec une note et des photos supplémentaires). Une fois terminé, vous pouvez générer le PDF avant/après.
Le PDF place côte à côte, pour chaque prise de vue, la photo de référence et la photo de sortie. Si votre conciergerie est passée dans le logement avant ce séjour (dans les 60 jours précédents), ses dernières photos s’ajoutent dans une colonne « Avant le séjour » : on voit ainsi l’état du logement à la référence, juste avant l’arrivée du voyageur, puis après son départ. Ce PDF est un élément de documentation, qui ne préjuge pas de son acceptation par un tiers.
5. Consulter le passeport et l’historique
La Vue d’ensemble d’un logement affiche :
- le passeport : nombre total de constats, sans anomalie, avec dégât ;
- l’état de la référence ;
- les derniers constats, tous auteurs confondus (vous, le voyageur, votre conciergerie), du plus récent au plus ancien.
Touchez un constat pour voir ses photos et générer son PDF. Touchez une photo pour l’afficher en grand ; touchez-la encore pour zoomer sur un détail.
6. Associer une conciergerie
Dans Gestion → Conciergerie associée, générez un code d’association (à usage unique, valable 7 jours) et transmettez-le à votre conciergerie. Une fois qu’elle l’a utilisé (depuis son propre compte), elle a accès à ce logement — avec ses propres droits, toujours gratuits de son côté. Vous pouvez la retirer à tout moment.
7. Confier des tâches à votre conciergerie
Dans Gestion → Tâches demandées, ajoutez ce qu’elle doit faire à chaque séjour : intitulé, type (État des lieux, Ménage, Consommables, Autre), précisions si besoin. Ces tâches sont permanentes — valables pour tous les séjours suivants, pas seulement le prochain. Vous pouvez les modifier, les retirer, ou les assigner à plusieurs logements d’un coup.
8. Synchroniser votre calendrier (rappel de départ)
Dans Gestion → Calendrier, collez le lien iCal de votre annonce Airbnb ou Booking. Dès qu’un départ est prévu aujourd’hui ou demain, un rappel apparaît — sur la fiche du logement et sur le dashboard — pour vous inviter à partager le lien avec le voyageur.
Ce rappel est fait pour vous : rien n’est jamais envoyé automatiquement au voyageur en votre nom.
9. Le Journal du logement
L’onglet Journal réunit, dans un seul fil chronologique : les constats terminés, les dégâts signalés, les tâches réalisées par votre conciergerie, et vos échanges avec elle (messages et photos). Un point rouge signale une nouveauté que vous n’avez pas encore consultée. Les photos du journal s’agrandissent d’un simple toucher.
10. La photothèque : toutes vos photos au même endroit
Dans Mon compte → Photothèque (ou Gestion → Photothèque pour un seul logement), retrouvez toutes les photos de vos logements : celles que vous avez prises, celles de votre conciergerie et celles des voyageurs. Elles sont classées par jour, de la plus récente à la plus ancienne, avec un badge de couleur qui indique qui a pris chaque photo.
Vous pouvez filtrer par :
- logement et période (7 jours, 30 jours, 3 mois ou tout) ;
- auteur : vous, la conciergerie ou les voyageurs ;
- type : état de référence, constats, tâches, journal — et par pièce.
Pour constituer un dossier, appuyez sur Sélectionner, cochez les photos voulues (ou Toute la journée d’un coup), puis Générer le PDF. Le PDF reprend les photos dans l’ordre chronologique, avec leur date, leur auteur et leur empreinte numérique. Il est limité à 30 photos pour rester léger et facile à envoyer.
Durée de conservation : les photos de constats, de tâches et du journal sont conservées 1 an, puis supprimées automatiquement. Les photos de l’état de référence sont gardées tant que le logement existe. Pour garder une trace plus longue d’un séjour, générez son PDF et enregistrez-le.
La photothèque est réservée au propriétaire : votre conciergerie n’y a pas accès.
11. Vos réglages
Dans Mon compte :
- votre nom (affiché dans l’application plutôt que votre email) et votre téléphone ;
- l’accès à votre photothèque ;
- Partager les états des lieux du voyageur avec ma conciergerie — activé par défaut, à désactiver si vous préférez garder ces constats pour vous seul ;
- vos notifications : être prévenu quand un voyageur ou une conciergerie termine un constat, et si besoin, une alerte uniquement en cas de dégât pour ne recevoir des emails que quand ça compte vraiment.
Côté conciergerie
1. Rejoindre un logement
Au premier accès, choisissez Je suis une conciergerie ou un gestionnaire, puis connectez-vous. Ensuite, Rejoindre un logement et collez le code (ou le lien) reçu de votre propriétaire.
2. Faire un état des lieux
Depuis Logement géré, appuyez sur Faire l’état des lieux : vous suivez exactement le même parcours guidé que le propriétaire. Vos photos sont ensuite reprises dans le PDF du séjour suivant, dans la colonne « Avant le séjour ».
Côté confidentialité : vous ne voyez jamais les constats faits par le propriétaire lui-même. Ceux des voyageurs vous sont visibles seulement si le propriétaire a activé le partage dans ses réglages.
3. Réaliser les tâches demandées
La section Tâches demandées liste ce que le propriétaire attend. Pour chacune : Faire cette tâche, ajoutez une note ou une photo si utile, puis Marquer comme fait.
4. Suivre le Journal et contacter le propriétaire
Vous avez accès au Journal du logement, avec un bouton Appeler en haut pour joindre directement le propriétaire en cas de besoin, et la possibilité de lui écrire un message avec photo.
5. Apparaître dans l’annuaire des conciergeries
Depuis l’accueil, la carte Apparaissez dans l’annuaire des conciergeries ouvre Ma fiche annuaire. Indiquez vos départements, votre zone d’intervention (obligatoire : les villes ou le secteur que vous couvrez), vos services, vos langues et une courte présentation. Les propriétaires de votre secteur vous contactent alors directement ; le nombre de demandes reçues dans le mois s’affiche sur votre accueil. C’est gratuit, et vous pouvez masquer votre fiche à tout moment.
6. Créer votre page vitrine gratuite
Depuis votre fiche annuaire, Ma page vitrine vous permet de créer une vraie page de présentation, avec son adresse personnalisée : constatsejour.fr/conciergerie/votre-nom/. Vous y ajoutez :
- votre logo et jusqu’à 3 photos ;
- un texte de présentation libre (vos services, votre secteur, votre façon de travailler) ;
- vos coordonnées, pour que les propriétaires vous contactent.
La page vitrine est réservée aux professionnels : la raison sociale et le SIREN sont demandés. Elle est proposée aux moteurs de recherche une fois que votre présentation est suffisamment fournie (environ 250 mots) : plus elle est complète, mieux elle a des chances d’être trouvée. Vous pouvez la modifier ou la supprimer quand vous voulez.
Et le voyageur ?
Rien à installer, aucun compte à créer. Il ouvre le lien reçu (ou scanne le QR affiché dans le logement), et se laisse guider pièce par pièce — deux minutes en moyenne. À la fin, s’il y en a, les consignes de sortie du propriétaire s’affichent.
Besoin d’aide ?
Depuis Mon compte, un formulaire Contacter le support est à votre disposition — décrivez votre question ou le bug rencontré, nous vous répondrons par email. Vous pouvez aussi écrire directement à support@constatsejour.fr.